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Consejos para implantar la optimización de los procesos empresariales

Consejos para implantar la optimización de los procesos empresariales 1

Cómo impulsar la excelencia operativa de una empresa con la optimización de procesos

En todo momento, los procesos de las empresas deben funcionar con la máxima eficiencia. La eficiencia tiene un impacto directo en la productividad de los empleados que utilizan estos procesos. Piénsalo. ¿Qué ocurre si un empleado tiene un dispositivo defectuoso y el equipo de TI tarda dos días en responder? El empleado se ve obligado a no trabajar durante todo ese tiempo. Las empresas que llevan tiempo funcionando no tienen la libertad de raspar todo y reconstruir sus procesos desde cero. Estas empresas clavan procesos detallados la primera vez y siguen utilizándolos durante mucho tiempo. La opción más fácil y mejor es optimizar los procesos constantemente.

¿Qué es la optimización de procesos?

La optimización de procesos es la disciplina que consiste en ajustar un proceso para optimizar un conjunto específico de parámetros sin violar algunas restricciones. Los objetivos más comunes son minimizar el coste y maximizar el rendimiento y/o la eficiencia. Es una de las principales herramientas cuantitativas en la toma de decisiones industriales.

¿Qué es la optimización de los procesos empresariales?

La optimización de los procesos empresariales es la práctica de aumentar la eficiencia organizativa mediante la mejora de los procesos. Forma parte de la disciplina de la gestión de procesos empresariales (BPM). Los procesos optimizados conducen a objetivos empresariales optimizados.

Algunos ejemplos de optimización son:

  • Eliminar las redundancias
  • Racionalizar los flujos de trabajo
  • Mejorar la comunicación
  • Previsión de cambios
  • Las recompensas de optimizar los procesos empresariales

Las empresas están en constante competencia y se enfrenta a la amenaza de otras empresas, tecnologías disruptivas y normas cambiantes.

La optimización de los procesos empresariales ofrece muchas ventajas que pueden ayudar a las empresas a mantenerse a flote en el maremágnum de los cambios, como por ejemplo:

  • El cumplimiento de las normas del mercado
  • Agilización de las operaciones
  • Reducción de los riesgos
  • Recursos bien utilizados
  • Consistencia
  • Calidad garantizada
  • Visibilidad de principio a fin

La optimización de los procesos de negocio puede ser el secreto para navegar por los ásperos terrenos de cualquier industria.

Pasos para implantar la optimización de los procesos empresariales

La planificación es esencial para sacar el máximo partido a tu esfuerzo de optimización de los procesos empresariales. He aquí una breve guía paso a paso para ayudarte a llevar a cabo un plan de optimización de procesos.

Paso 1: Identificación de un problema
Elige un proceso problemático que quieras optimizar. Define la finalidad y los objetivos.

Paso 2: Analiza el proceso actual
¿Cumple el proceso los objetivos deseados? ¿Hay un exceso de desperdicio que debas reducir?

Paso 3: Implementa mejoras en el proceso
Una vez que te deshagas de los aspectos innecesarios, automatiza el proceso revisado en su nueva forma.

Paso 4: Supervisa el proceso e itera con mejoras
Examina el rendimiento del proceso a nivel micro y macro y afínalo hasta que obtengas los resultados deseados.

¿Cómo funciona la optimización de los procesos empresariales en el mundo real?

Como la optimización de los procesos empresariales es uno de los pasos de la aplicación más amplia del BPM, a menudo se mezcla con otros conceptos como la mejora de los procesos empresariales o la automatización de los mismos.

He aquí algunos ejemplos de la vida real de cómo la optimización de los procesos empresariales puede aumentar la eficiencia:

Pedidos de compra
Múltiples pedidos de compra atascan la cola del departamento de compras. El departamento detecta que este problema se debe a las aprobaciones por correo electrónico. Para agilizar los pedidos, el departamento despliega un sistema de gestión del flujo de trabajo específico. El sistema de flujo de trabajo permite a los empleados elegir el artículo y enviarlo para su aprobación automáticamente.

Reembolso de viajes
El departamento de finanzas comete frecuentes errores al reembolsar los gastos. Como todo el proceso se realiza en papel, leen mal los números y reembolsan la cantidad equivocada a los empleados. Para solucionarlo, el departamento pasó a un sistema digital en el que los empleados rellenan el importe en los campos del formulario. De este modo no hay errores de procesamiento.

Contratación de empleados
La incorporación de un nuevo empleado se produce en una secuencia de pasos. Los responsables de RRHH envían el acuerdo del empleado por correo electrónico. Después de que el empleado lo firme, se debe proceder al siguiente paso de aprovisionamiento de activos en TI. Pero cada vez, los RRHH envían manualmente un correo a TI para aprovisionar portátiles y conceder acceso a las herramientas. Para agilizar el proceso, se establece un activador de correo electrónico. Una vez que el empleado firma y envía el acuerdo de empleado, se envía automáticamente un correo electrónico a TI.

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