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Qué es TicketBai y cómo adaptarse al cambio de normativa

Si eres autónomo, tienes una empresa, una asesoría o, en definitiva, cualquier actividad económica por la que estés facturando en Euskadi, debes tener en cuenta una nueva normativa que se está implementando en este 2022 y que va a cambiar la forma en la que se presentan ante la administración las facturas y los tickets por completo.

Se llama TicketBai y, aunque su implementación se está realizando en estos momentos, es un proyecto que comenzó en el año 2016.

En esta guía te queremos explicar qué es TicketBai, cuál es su calendario de implantación y cómo adaptarse a la nueva norma.

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Qué es TicketBai

En pocas palabras, TicketBai es un instrumento de control de facturación, ya sean facturas o tickets, que desarrolla el Gobierno Vasco junto con las distintas Haciendas Forales.

El objetivo de TicketBaies evitar el fraude fiscal y la elusión de impuestos por parte de empresas y autónomos llevando un control más eficiente en la presentación que realizan los sistemas de facturación y cobro a la Hacienda Foral.

En España esta medida nos puede parecer novedosa, pero ya lleva vigente muchos años en países del entorno como Portugal (allí se llama SAF-T), Suecia o Austria.

Otros objetivos de este proyecto

Evidentemente, el objetivo principal de TicketBai no es otro que la lucha contra el fraude fiscal, pero podemos hablar de otros objetivos importantes de la nueva legislación:

  1. El primero de ellos podríamos decir que es proteger al consumidor para que pueda ejercer sus derechos de reclamación correctamente, ya que cada compra va a venir acompañada de un ticket.
  2. Otro objetivo que persigue la norma es el de garantizar la equidad fiscal, de tal manera que cada negocio tribute según su actividad económica  real.
  3. Por supuesto, también se quiere tener un mayor control de los negocios en los que los pagos se realizan en efectivo, que quizá es el punto negro más grande de todo el sistema hasta la fecha.
  4. Y, por último pero no menos importante, reducir los costes en la presentación de obligaciones fiscales por parte de empresas y autónomos.

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Cuándo entra en vigor TicketBai

El calendario de TicketBai es distinto según en qué Hacienda Foral estemos hablando, así que Gipuzkoa, Áraba y Bizkaia tienen su propio calendario de implementación que pasamos a detallarte.

Calendario TicketBai Gipuzkoa

En el caso de Gipuzkoa el periodo voluntario termina:

  • Para profesionales de gestión tributaria, en junio de 2022.
  • Para actividades profesionales, agosto de 2022.
  • Comercio al por menor, hostelería y hospedaje, octubre de 2022.
  • Construcción, promoción inmobiliaria, transporte y servicios recreativos, culturales y personales, en marzo de 2023.
  • Fabricación, comercio al por mayor, telecomunicaciones, financieras, artistas y resto de obligadas y obligados, mayo de 2023.

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Calendario TicketBai Áraba (Modificado)

En el caso de Áraba, el calendario propuesto es este:

  • En enero de 2022 comenzó el periodo voluntario, que conlleva beneficios fiscales.
  • Asesorías que colaboren con la Diputación Foral de Áraba, abril de 2022.
  • Comercio al por menor de medicamentos, productos sanitarios y de higiene personal, así como actividades profesionales incluidas en la sección 2ª de epígrafes de IAE, julio de 2022.
  • Resto de contribuyentes estaba previsto para octubre de 2022, fecha que ha sido modificada al 1 de diciembre, al coincidir en calendario la petición de ayudas con la puesta en marcha.

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Calendario TicketBai Bizkaia

Y, por último, este es el caso de Bizkaia, que es el que tiene un horizonte más amplio.

En Bizkaia el periodo voluntario de TicketBai comenzó el pasado 1 de octubre de 2020 con beneficios fiscales, pero retrasó hasta el 1 de enero de 2024 la fecha en la que será obligatorio.

Pero ojo, que el caso de Bizkaia es especial, ya que la implementación de TicketBai está dentro de un proyecto de mayor calado llamado Batuz que, además de la presentación de tickets y facturas, tiene una parte de libro de registro de operaciones electrónico e incluso la creación de borradores de IVA, Sociedades y Renta.

¿Qué tengo que hacer para adaptarme a TicketBai?

La parte buena es que lo que pretende TicketBai es que todo el proceso sea totalmente automático, lo cual es siempre es bueno ya que nos permite ahorrar tiempo y recursos en la presentación de facturas y tickets a la Administración, pero claro, todo conlleva una adaptación con respecto a cómo estás operando en estos momentos.

Por esa automatización, las principales dudas tienen que ver con el software que vas a necesitar para realizar esa presentación de tickets y facturas.

Cómo debe ser el software de TicketBai

Estas son las características más importantes que debe cumplir el software que utilices en la presentación de tickets y facturas:

  • Este software debe poder generar facturas y tickets por cada producto o servicio contratado, sin importar el importe o la periodicidad. Un producto o servicio, una factura.
  • Estas facturas deben estar encadenadas con la anterior y la siguiente mediante la huella TBAI, siendo esta la primera medida para evitar el fraude.
  • También el software debe poder realizar firmas digitales.
  • Estos tickets deben tener el QR y el código TBAI en la factura de forma visible, de hecho, tenemos hasta plantillas que podríamos llamar normalizadas.
  • Debe contar con un código que muestre la empresa certificada en TicketBai para garantizar que el desarrollador está certificado y cumple todas las normativas y prácticas.
  • Por supuesto, debe poder enviar la información a la Diputación Foral que corresponda en el plazo que cada una indique.

Como puedes ver, una serie de requisitos muy completos.

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¿Cómo funciona TicketBai?

El primer paso es que necesitamos un conector entre nuestra facturación y la Diputación Foral, y esto lo vamos a conseguir mediante un software.

Este software debe estar instalado en ordenadores, cajas registradoras o TPVs donde se emitan las facturas o los tickets, y debe estar certificado ya que, de no ser así, no será válido.

Este software debe crear un fichero en formato XML que cumpla con los requisitos en forma y contenido que nos marca el formato de TBAI.

Realmente, este formato es muy parecido a lo que mostramos actualmente en las facturas, pero con un añadido que son las Huellas TBAI.

Hay seis requisitos imprescindibles para que una factura sea considerada legal dentro del sistema de TicketBai, que son:

  1. La factura que se presente debe estar encadenada con la factura anterior, y debe tener serie, número de factura, fecha de expedición y firma del fichero TBAI anterior.
  2. Licencia TBAI, que será proporcionada por por la empresa desarrolladora autorizada.
  3. Esta entidad desarrolladora debe estar inscrita en el registro de empresas garantes de TBAI en cada Hacienda Foral.
  4. En cuanto al software de facturación, debe estar inscrito en el registro de empresas desarrolladoras TBAI.
  5. También debe registrarse el número del dispositivo desde donde se emiten las facturas.
  6. Por último, cada fichero TBAI debe ser firmado electrónicamente y parte de la firma debe incluirse en la imagen de la factura.

¿Cómo debe ser la factura de TicketBai?

Sí, la factura a presentar también tiene una serie de requisitos que debes conocer.

En este caso, son 5:

  1. Las facturas pueden estar en formato digital o en PDF para imprimir, como más se adapte a nuestro negocio.
  2. También deben contar con los impuestos que correspondan, tanto si eres empresa como autónomo.
  3. Se debe incluir un identificador TBAI y un código QR según las especificaciones que te contamos a continuación.
  4. El código QR TBAI debe estar entre 30x30mm y 40x40mm, y el identificador TBAI (números y letras) debe estar en una fuente similar al resto de la factura, para que este sea visible.
  5. Si la factura es vertical el código debe estar en la parte inferior y el identificador TBAI debe estar en una línea y debajo del QR TBAI. Si es horizontal, en la parte derecha, con el TBAI en una única línea y debajo el QR TBAI.

Aquí tendrías unos ejemplos de lo que sería la parte nueva de la factura en formato vertical y horizontal.

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Sanciones previstas que debes conocer

Hablando de algo que no es tan bonito, debes saber que no cumplir con la normativa conlleva unas sanciones, y las sanciones son bastante duras, dependiendo siempre del grado de incumplimiento y el tamaño de la empresa.

Te las detallamos a continuación:

  • Si el incumplimiento lo hace una empresa o autónomo hay una multa prevista del 20% de la facturación del ejercicio anterior, con un mínimo de 20.000€. Si hay reincidencia, 30% de la facturación y con un mínimo de 30.000€.
  • En el caso de manipulación, borrado o destrucción, la cuantía pasa al 20% de la facturación del ejercicio anterior con un mínimo de 40.000€ y, de haber reincidencia, pasaremos al 30% y un mínimo de 60.000€. Esto se aplicará tanto a los clientes finales del servicio (autónomos y empresas) como a las empresas que suministran el servicio, es decir, la empresa de desarrollo certificada.
  • Por último, si es un acto puntual, la sanción será de 2.000€ por cada transacción incumplida, siendo un “acto puntual” lo que no supere el 2% del volumen de negocios en el periodo de liquidación.

Como puedes observar, unas sanciones súper disuasorias, como para tener muy en cuenta el cumplimiento.

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Ayudas o beneficios de implantación por provincia

Como todo en TicketBai, lo dividimos en cada una de las tres provincias:

Beneficios TicketBai en Bizkaia

La deducción de la cuota del IS o el IRPF del 30% en:

  • Costes derivados de la implantación de equipos y terminales.
  • Gastos de implantación del software.
  • En principio, los beneficiarios deben adaptar su facturación durante el periodo voluntario, no durante el obligatorio.

Beneficios TicketBai en Guipuzkoa

Todas las empresas que se adapten durante el periodo voluntario hay deducciones del 60% tanto en el IS como en el IRPF e Impuesto de la Renta de No Residentes.

En cuanto a inversiones, serían las mismas que en el caso de Bizkaia.

La novedad es que están exentos los mayores de 60 años, siempre que sean autónomos o negocios sin empleados y sin obligación de colegiarse.

Beneficios TicketBai en Áraba

Las deducciones vuelven a ser del 30% del importe de inversión y gastos en:

  • Equipos y terminales con software y periféricos que permitan cumplir con TicketBai.
  • Renovación, actualización, suscripción, entrega o adquisición de software para cumplir con TicketBai.
  • Mismos supuestos pero para firma digital, que también es necesaria en este proyecto.
  • Si se empieza a cumplir con un mes de antelación o más, la deducción será del 60%.

¿Cómo se hace para las colaboraciones puntuales?

En un principio, esta normativa está pensada para una empresa con cierto volumen de facturas y tickets pero, ¿qué ocurre cuando existen colaboraciones puntuales?

Esto puede ocurrir en charlas, eventos o a artistas.

Si es tu caso, tenemos que decirte que hay desarrolladas tres herramientas que te dicen en qué casos necesitas emitir factura o ticket con TicketBai y cómo hacerlo:

¿Y qué ocurre en el resto de España?

De momento, esta normativa solo aplica a las empresas y autónomos que sean emisores de facturas en Gipuzkoa, Áraba y Bizkaia, lo cual ya mete dentro del saco a muchas empresas, pero me gustaría que te fijases en el “de momento”.

Como te decíamos antes en esta misma guía, normativas similares a TicketBai están presentes desde hace años en otros países del entorno y, aunque al inicio hubo reticencias, se han implementado con éxito y han dado sus frutos.

Por lo tanto, podemos afirmar que lo normal sería que, una vez implementado en el conjunto de Euskadi, esta normativa diese el salto al resto de España, así que es cuestión de tiempo prepararnos para que la transición sea lo más limpia posible.

¿Cómo te puede ayudar Velneo?

Velneo está preparado con un módulo específico para que la integración de tu sistema de facturación con TicketBai sea más rápido, ligero y con menos quebraderos de cabeza.

Si quieres que te ayudemos a dar el paso y cumplir con la normativa de TicketBai, sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros o dejarnos un comentario.

Últimas noticias sobre TicketBai

TicketBai es un proyecto pionero en España y, como tal, está sufriendo algunas modificaciones según se van desarrollando.

Estas son las últimas noticias más destacadas sobre TicketBai:

  • el 6 de julio, la Diputación Foral de Navarra cambia la fecha en el que los comercios, hosteleros y resto de empresas pueden pedir las ayudas para la implementación, pasando de octubre a 1 de diciembre. Se realiza por coincidir en el calendario. (Fuente: GasteizBerri).
  • 26 de julio: Se continúa debatiendo si las ayudas a la implementación van a llegar a todas las empresas, o las bases reguladoras quedarán como están ahora. (Fuente: Diario Vasco).

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