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¿Qué es el SKU? La guía completa que no te puedes perder

Si hay algo que ha proliferado en la última década en cualquier empresa que tenga un almacén son, sin duda alguna, los SKUs.

Muchas veces es el típico concepto del que se habla en todos los departamentos de una empresa, desde compras hasta el taller, pero realmente no sabemos qué significa y qué profundidad tiene.

Por ello, hoy te queremos hablar del SKU, te vamos a contar qué es, qué características y beneficios tiene, cómo diferenciarlo de los EAN, UPC e IAN, así como te daremos las pautas para que puedas montar tu arquitectura de SKU correctamente.

Y ojo, que este artículo no sólo te va a interesar si tu empresa tiene un almacén, también te va a servir para sacar información valiosa de productos de tu competencia o de tus proveedores.

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Qué es el SKU

SKU es el acrónimo de de Stock Keeping Unit o, si lo llevas al castellano, sería así como Unidad de Mantenimiento de Existencias.

Sí, el nombre en sí nos dice bastante poco, es muy general y realmente no nos ofrece información.

En la práctica, un SKU es un código que puede tener letras y números, así como una longitud variable, que identifica lo que se conoce como la unidad mínima de ventas.

Es decir, es un código único que define al producto que vamos a vender.

Para ponerte un ejemplo, imagina que tienes una empresa que se dedica a la venta de calzado.

Cada modelo con talla y color tendrá un SKU diferente, pero no tendrán SKU cada uno de los dos zapatos de un mismo par y, por otro lado, dos pares de zapatos con las mismas características tendrán el mismo SKU.

A eso nos referimos cuando decimos que sirven para identificar la unidad mínima de ventas.

Escrito puede ser un poco lioso, pero realmente es un concepto bastante sencillo, ¿no crees?

¿Para qué sirve un SKU?

El SKU es de vital importancia en cualquier empresa que tenga una gestión de stock, ya que es la forma inequívoca que tenemos de llamar a cada una de las referencias y, por lo tanto, a realizar esa gestión tanto de ventas como de compras o de fabricación.

Es decir, nos ayuda a identificar cada uno de los productos que tenemos a lo largo de la cadena de producción y distribución, y eso es muy importante para que la empresa funcione y los pedidos salgan.

Además, puedes hacer que tu SKU te dé información para conocer más características del producto incluso antes de abrir su ficha, ahorrando muchísimo tiempo y, con ello, también dinero.

Te cuento más a continuación:

Qué características lo definen

Las más importantes serían:

  • Como te decíamos más arriba, el SKU identifica la unidad de venta más pequeña. Si vendes coches, el SKU correspondería al coche, si vendes zapatos, a la caja de un par (ya que no vendes zapatos sueltos).
  • En sí, el SKU es un código que tiene números, letras y, en ocasiones, guiones, y los expertos recomiendan que se mantenga lo más corto posible, pero que sirva para identificar las características del producto más importantes. Por ejemplo, si vendes pantalones vaqueros, un código SKU podría ser JEAN-BLUE-32-32, en el que estaríamos diciendo que estamos vendiendo un vaquero modelo Blue de 32 de cintura y 32 de largo.
  • Los SKU se suelen generar en el ERP, y luego se integra con el Sistema de Gestión de Almacén o SGA.
  • El código SKU de cada unidad mínima de venta debe ser único, de no ser así, confundiremos productos en el almacén.

Si te fijas en el ejemplo que te puse, tener un SKU para un modelo de pantalón como JEAN-BLUE-32-32 puede ahorrar mucho trabajo a la persona que gestiona el ERP o incluso a la tienda que recibe tu pedido, porque de un vistazo va a saber que es un pantalón vaquero azul de talla 32 de largo y 32 de cintura.

No tiene que ir a ningún lado para conocer esa información, se lo da el propio SKU, y esa es parte de la maravilla de este número.

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Qué beneficios tienen los SKU en tu empresa

Los códigos SKU tienen muchos beneficios para tu empresa, no sólo en la parte logística, ya que, al final, son un elemento muy transversal.

  • El primero quizá es el más obvio: Incrementa la trazabilidad muchísimo ya que todo el mundo dentro de la empresa sabe a qué producto se está refiriendo en cada caso de una forma rápida y precisa.
  • Esto nos hace eliminar errores en todas las áreas de la empresa, desde el almacén hasta ventas o marketing, ya que este número SKU nos dará datos objetivos. Por ejemplo, si marketing quiere hacer una campaña con un modelo de motos de la empresa de 250cc y ve que el código SKU que quiere promocionar es similar a NINJA-VERDE-500, con esto ya sabrá que no es el que buscaba, ya que todo parece indicar que este es de 500cc.
  • Para tu canal de distribución o tiendas propias, harán que sepan qué productos vienen en una caja grande simplemente mirando la etiqueta que lleva pegada por fuera, haciendo que la gestión sea más rápida.
  • En un eCommerce, facilitaremos mucho que las extensiones de productos relacionados den resultados que ayuden al usuario y, por lo tanto, venderás más.
  • En definitiva, un sistema sencillo, rápido y fiable incrementa la productividad en todas las áreas de la empresa.

Como puedes ver, muchos beneficios para un número tan pequeño.

Diferencias entre SKU, EAN y UPC

Pero el SKU no es el único código o número que podemos tener en un producto, ¡ni mucho menos!

Te vamos a dar unas pinceladas sobre los otros tres que suelen estar en cualquier empresa.

Características del EAN, también llamado IAN

EAN (European Article Number), también conocido como IAN (International Article Number) cumple un cometido muy distinto.

Primero, el EAN/IAN es un número de 12 dígitos acompañado de un código de barras que no elige la empresa, en lugar de ello, va a través de una entidad normalizadora como es la GS1, que funciona en todo el mundo.

Este código no sirve tanto como organización interna como externa. Gracias a él se puede identificar el fabricante, origen de la producción y muchas otras cosas.

Por lo tanto, hay que “contratar” un número de EAN/IAN para tus productos en la GS1 si quieres vender en determinados lugares.

Es decir, el EAN no te va a servir de forma interna para tener información sobre el producto, al contrario, va a valer para que tus clientes finales sepan identificar su origen pero, como no lo eliges tú, poco tienes que ver en su creación.

Por ello, aunque es imprescindible si quieres vender en países de la Unión Europea, el uso interno que se le da es muy limitado.

Características del UPC

Luego está el UPC, que viene de Universal Product Code (Código Universal de Producto), también tiene 12 dígitos y código de barras, y es prácticamente similar al EAN/IAN pero de uso universal en lugar de europeo.

También se rige por sus propias normas para identificar al fabricante, etc, y no lo puedes elegir como empresa.

¿Para qué sirve? Una vez más, para dar información al consumidor o cliente final que sepa leerlo, y porque es algo imprescindible para vender en muchos países, de ahí que esté tan estandarizado.

Y, una vez más, a nivel de organización interno, para muy poco, ya que no lo eliges tú.

Diseñando una estructura para tus SKUs

Que tengas la total libertad sobre cómo nombrar a tus productos con SKU está muy bien, pero también tiene una complicación.

La primera pregunta que suele venir a la mente es, ¿cómo lo hago?

Para ello te queremos dar una serie de consejos:

  • El primero siempre es que intentes que tus SKU sean lo más cortos posibles. Se recomiendan que estén entre 8 y 12 caracteres, pero no tengas ningún problema en dejarlos en 6 si te encaja.
  • Puedes usar una combinación de números, letras y guiones para identificar más rápido las características, pero ojo, que la tipografía no haga que no sepas si es un 0 o una o, o si es un 1 o una i.
  • Como sistema de separación, mejor usar guiones medios (-) a guiones bajos (_), y mucho mejor que espacios ( ), que dificultan más la búsqueda y nos hacen pulsar teclas de más.
  • Introduce en ese código SKU las características principales de tu producto, de más importante a menos.

Si sigues estas sencillas normas, seguro que darás con la clave.

Lo principal de este método es que toda la organización de la empresa debe estar cómodo con esa nomenclatura y forma de llamarlo, ya que el objetivo principal de la implementación de SKUs es precisamente que se utilicen para mejorar la gestión y ahorrar tiempo. Si no lo haces de la mano de tu equipo, no los utilizará nadie y habrás creado una capa extra de gestión que nadie usará, habiendo perdido tiempo y dinero.

Crecimiento desmesurado de SKUs, cómo enfrentarnos a ello

Los clientes finales cada vez demandan mayor número de opciones, y eso está bien, ya que nos permite tener más oportunidades de venta.

La parte negativa es que los almacenes tienen que ser más grandes, o la previsión de stock, fabricación o compra más ajustada.

Y, cada producto nuevo, tendrá un SKU nuevo, lo que hará la gestión más compleja.

Por ello, la recomendación de todos los expertos es que, para hacer una gestión de almacén efectiva, no sólo tienes que añadir nuevos productos (con sus nuevos SKU), también tienes que retirar los que no tienen suficiente rotación o beneficio y, con ello, mejorarás la eficiencia de tu empresa.

Esto es fundamental, a la par que una tarea no demasiado agradable, pero de la que alguien en tu empresa debe hacerse responsable si quieres que todo fluya.

Hasta aquí el artículo de hoy, esperemos que te haya servido de utilidad y que, desde este momento en adelante, sepas de la importancia de los EAN, los IAN, los UPC y los SKU para tener unos procesos de almacén perfectos.

Y, si tienes un problema de almacén o necesitas más funcionalidades que no te está dando tu ERP o CRM actual, siempre puedes ponerte en contacto con nosotros, que estaremos encantados de ayudarte y ofrecerte la solución que esperas.

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