No nos entiendas mal, nos encanta Excel.
Nos parece una aplicación tremendamente útil y no conocemos ninguna empresa que no lo use de forma intensiva en todos sus departamentos.
De hecho, en Velneo lo usamos bastante, por eso también conocemos sus limitaciones.
Pero, como todo, Excel funciona mejor para unas cosas que para otras y, en algunas de ellas, es totalmente contraproducente.
Por ello hoy te quiero contar para qué sirve Excel realmente, qué problemas puedes tener y, lo más importante, cómo solucionarlo migrando a una aplicación de gestión.
¿Qué es lo que hace bien Excel realmente?
La respuesta corta es simplemente “muchas cosas”, pero queremos ir algo más allá dándote alguna pincelada sobre para lo que realmente está concebido Excel.
Ten en mente siempre que Excel es quizá la aplicación más importante de todo el paquete Office y, si en uso puede rivalizar con Word, sí que está a la cabeza en cuanto a datos de empresa, ya que normalmente en Excel montamos cuadros de mandos e información estadística o financiera, a veces incluso gestión y control de stocks.
En definitiva, cosas muy ligadas al negocio y que, sin ellas, muchas veces se nos tambalea la forma en la que tenemos bajo control los datos.
Excel es una aplicación para hojas de cálculo
Sí, esto ya lo sabías, pero hay que volver a lo fundamental si queremos entenderlo de verdad.
Excel siempre fue concebido como una aplicación para hacer hojas de cálculo complejas, y eso es lo que hace realmente bien.
Tiene más de 300 funciones, algunas muy sencillas pero otras súper complejas como los macros o la posibilidad de vincular hojas de cálculo entre ellas, y eso lo hace realmente potente.
Quiero que te quedes precisamente con eso:
Excel es una aplicación para hacer hojas de cálculo. No otra cosa, hojas de cálculo.
Pero, ¿qué es una hoja de cálculo?
Técnicamente hablando, una hoja de cálculo no es más que una aplicación que está organizada en filas y columnas.
Pero, si vamos al fondo de la cuestión, tenemos mucho más por decir.
Por tener un concepto en la cabeza, una hoja de cálculo es una calculadora muy grande, con muchas funciones, y con mucha memoria.
Pero no deja de ser una calculadora.
No es un ERP, no es un CRM y no es una plataforma de gestión en general, es una plataforma de calcular.
Y es ahí donde vienen sus limitaciones y lo que debemos tener en cuenta.
¿Gestionarías un proceso comercial con una calculadora, por muy grande que fuera? Pues exactamente eso es lo que hacemos día a día cuando ponemos en un Excel los nombres de los comerciales y los estados de las cuentas.
Capacidad para pintar gráficos sencillos
Otra de las cosas que hace relativamente bien es, gracias a unos datos introducidos, pintar gráficos de muchas formas distintas, como bien sabrás.
Hay aplicaciones mucho más profesionales para esta tarea, y no pienses que Excel te va a llegar en el ámbito de la investigación en muchos casos, pero, para el 90% de las veces, funciona.
Ojo, cuando decimos sencillos no es que no pueda procesar grandes cantidades de datos que, si le das tiempo, sí que puede hacerlo, si bien el rendimiento baja.
Decimos gráficos estándar, por ello valen para el 90% de los casos.
Excel es versátil, mucho
Su gran punto fuerte es la versatilidad que ofrece, ya que cada persona usa el entramado de celdas como mejor le viene, tanto que, al final, lo mismo se hace un cuadro de mandos que un log de procesos en la misma aplicación.
Precisamente, esta versatilidad ha hecho que Excel sea imprescindible en el mundo empresarial, ya que cada persona lo adapta para que le dé lo que necesita.
Si a esto le unimos que, al menos las funciones básicas, son fáciles de aprender, tenemos el caldo de cultivo para que Excel se use tanto.
Esto demuestra que Excel es potente y está bien diseñado, pero, como te decía al inicio, Excel no puede hacerlo todo bien.
Bastante es que tengamos una aplicación muy flexible y con una curva de aprendizaje muy rápida para las cosas sencillas, no le podemos pedir más.
Los principales problemas al trabajar con Excel
Sí, Excel tiene problemas, por supuesto, los 7 principales podrían ser:
La navegación puede resultar compleja
Si mantienes las cosas sencillas, no suele tener problemas de navegación, pero cuando tenemos una hoja de cálculo con muchas columnas o tremendamente grande, la navegación se vuelve prácticamente imposible, por mucho que inmovilices celdas.
Y eso es un problema con el que nos hemos encontrado todos.
De ahí que digamos que Excel no se puede usar como una base de datos, ya que, perderíamos mucho tiempo durante su navegación, cometiendo además bastantes errores.
Por si aún tienes dudas, imagina abrir con Excel la típica hoja de cálculo de gestión que tiene 100 columnas e intenta buscar varios datos en ella.
Se hace muy tedioso.
La velocidad no es su fuerte
Una vez más, cuando un libro de Excel empieza a crecer, la velocidad empieza abajar, ya que no está diseñado para ser la aplicación más veloz del mundo.
Pero claro, como usuario, tú quieres que todo vaya rápido, y tu productividad baja si no es así.
Esto es un problema cuando tenemos documentos con miles de filas (algo muy normal), cada vez se vuelven más pesados y llega un momento que usarlo es complejo, debido a la velocidad de respuesta de la propia aplicación.
Esto no ocurre con las aplicaciones de gestión bien realizadas, que aguantan una gran carga de datos (estamos hablando de millones) con un rendimiento óptimo, y esta lacra va a hacer, una vez más, que no nos sirva como herramienta de gestión en procesos, donde las bases de datos tienen decenas de miles de líneas (o millones, claro, depende del tamaño de la misma).
Consumo de recursos elevado
Si abres un libro grande, vas a tener un consumo de CPU y, en ocasiones, de RAM, muy elevado, y eso va a hacer que se ralentice todo el sistema, a veces, con cada movimiento.
En los años que corren, no estamos acostumbrados a este comportamiento, ya que lo queremos todo ya para poder trabajar.
Con Excel y muchos datos, esto no lo vas a conseguir.
Si lo comparas con la típica aplicación de gestión, el cambio de rendimiento es palpable. Pasas de que un ordenador potente sufra simplemente por abrir la hoja de cálculo, a navegar sin problemas por una aplicación.
Excel online está bien, pero le faltan funcionalidades
En los últimos años y con la irrupción de Office 365, Microsoft dio un empujón muy fuerte a las versiones online, incluida la de Excel, que podríamos decir que es su caballo de batalla principal.
El problema es que, aunque Excel online está bien y funciona correctamente, le faltan funcionalidades avanzadas.
Sí, un usuario medio no lo va a notar, pero, en cuanto quieras hacer cosas algo más complejas, estoy seguro que vas a echar en falta alguna funcionalidad importante que sencillamente desapareció de la versión online.
Excel no es una base de datos
Hay muchos tipos de bases de datos (relacionales, distribuidas, orientadas a objetos…), y muchas soluciones para hacerlas, pero Excel no es una de ellas.
Las bases de datos, además de rápidas, deben ser sólidas para resistir el paso del tiempo y los cambios sin que se produzcan errores o se corrompan, y esta última parte Excel, aunque es estable, no llega al nivel.
De hecho, a todos nos ha pasado alguna vez que, al ir a abrir un Excel, el archivo nos dio algún error de formato o nos mostró el aviso de archivo corrupto, y adiós nuestro trabajo.
Te aseguro que no es lo que quieres, de verdad.
Por eso siempre es un error usar Excel como una base de datos al uso.
Falta de control de versiones
Otro de los grandes problemas de Excel es la falta en el control de versiones.
Cualquier usuario puede simplemente “Guardar Como” el archivo y hacer cambios que el resto no tengan.
Es verdad que la cosa mejora con Excel online, con sus limitaciones, pero la opción sigue estando allí.
Esto siempre ocurre cuando no hay una aplicación específica que centralice los datos, y es mucho más importante de lo que crees.
En el día a día de las empresas, no te imaginas la cantidad de horas perdidas (y enfados ganados) porque varias personas de un mismo equipo tocaron un Excel desde su ordenador a la vez y luego los datos no casan.
Y no te imaginas la de veces que ocurre lo de que los Excel empiezan a tener hermanitos casi iguales en los que, cada persona, termina teniendo una hoja de cálculo con variaciones.
Falta de control en el contenido
Otra cosa muy importante:
El departamento de sistemas o, yendo más cerca, el manager de un equipo no controla la cantidad ni calidad de los Excel que andan enviando sus equipos, y eso es un problema, ya que se pierde transparencia y, en muchas ocasiones, tenemos demasiadas cosas bajo el radar de las que no nos percatamos hasta que es demasiado tarde.
Si quieres tener controlada la situación en tu empresa, esto es algo que no quieres que ocurra.
Solución: Muchas veces no necesitas Excel, necesitas una aplicación
Pero tranquilo, que tenemos la solución perfecta.
Normalmente el objetivo de este tipo de Excel es gestionar algo, llevar un control de cambios, un cuadro de mandos, o algo similar, ¿verdad?
Pues la mejor opción no es el Excel en sí, en estos casos, lo mejor es tener una aplicación de gestión en la que todos los usuarios implicados puedan introducir los datos, verlos y analizarlos.
Aquí es donde entra en juego lo que te queremos presentar.
Con Velneo, podrás pasar de Excel o cualquier otra hoja de cálculo a aplicación en 2 minutos y sin tocar código, te dejo un vídeo para que lo compruebes:
Con esto puedes solventar todos los problemas de velocidad, control de versiones, consumo de CPU, falta de control y navegación todo de un plumazo, y de una forma súper sencilla.
Si quieres saber más o incluso probarlo, déjanos un comentario o escríbenos y nos pondremos en contacto contigo para contarte más.
